In jeder Anwendung gibt es vermutlich die eine oder andere Ecke, in der noch ein wenig Unordnung herrscht. Bei Workbench waren das bis heute die eigenen Spalten in Boards (und Abschnitte in Listen).

Einerseits gab es in Workbench logische, funktionale Spalten, die etwas über den Zustand einer Aufgabe wussten wie „Offen“ oder „Erledigt“. Das Verschieben einer Aufgabe in diese Spalte löste eine Zustandsänderung der Aufgabe aus.

Andererseits konnten diese logischen Spalten umbenannt oder gelöscht werden. Und eigene Spalten, die dann die Logik verwässerten oder in Konflikt mit ihr traten, wie „Website“ oder „Kundenfeedback“. Mit der Einführung der Schlagworte kam noch eine Dimension hinzu.

Nun wurde es Zeit, hier ordentlich nachzudenken und aufzuräumen.

Drei Dimensionen von Aufgaben

Ab heute gibt es drei klare Eigenschaften für Aufgaben: Phasen, Schlagworte und Zeiträume. Und so funktioniert es:

Phasen

Wir haben uns für eine feste Logik entschieden, um die Anwendung einfach und ergonomisch zu halten: 

1. Offen: es gibt eine Aufgabe, aber es ist noch nichts passiert.
2. In Bearbeitung: jemand arbeitet aktiv daran.
3. Review: jemand anderer (Kunde, interne Kolleginnen und Kollegen, der Osterhase) muss Feedback geben.
4. Wartet: man kann jetzt nichts mehr daran tun, aber es ist nicht erledigt.
5. Erledigt: Die Aufgabe ist abgeschlossen.

Wenn du Workbench-Admin bist, kannst du im Adminbereich die Standardphasen für neue Projekte aktivieren und deaktivieren, beispielsweise wenn ihr ohne Reviews arbeiten wollt. Auf Projektebene kannst du die Standardphasen überschreiben bzw. projektbasiert anpassen. Offen und Erledigt sind Pflichtphasen, die anderen kannst du ein- und ausschalten.

Schlagworte

Schlagworte oder Tags helfen dir dabei, Aufgaben thematisch zu kategorisieren. Also beispielsweise Posting-Typen für deine Social Media Strategie (Team, Recruiting, Insights), Aufgabengruppen innerhalb größerer Projekte (Landingpage, Inserate, Banner) oder Anforderungen (Prioritäten, Release, Allergien). 

Im Adminbereich kannst du Standard-Schlagworte festlegen, auf Projektebene erstellst du projektspezifische Schlagworte on the go. Sehr praktisch, das Ganze.

Zeiträume

Wenn eine Aufgabe einen Zeitraum hinterlegt hat (Start und Ende), kann sie in der Timeline-Ansicht angezeigt werden. Wenn zumindest ein Enddatum festgelegt wird, bekommst du eine entsprechende Markierung, wenn dieses überschritten wurde. Du kannst Zeiträume auch visuell planen. In der Timeline-Ansicht siehst du links eine Liste aller Aufgaben, die noch keinen Zeitraum haben. Zieh sie auf die Timeline und passe sie mit Drag ad Drop an.

Ansicht umschalten

Auf der Board-, Listen- und Timeline-Ansicht findest du rechts oben einen Umschalter zwischen Phasen- und Schlagwortansicht. Die neue Logik hilft uns allen dabei, diese Ansichten konsequent weiterzudenken und für mehr Klarheit und Durchblick zu sorgen, auch wenn die Projektleiterin wieder mal Golfen gegangen ist.

Aber…

Was ist mit meinen bisherigen, bereits erstellen eigenen Spalten?

Deine bisherigen Spalten wurden mit dieser Umstellung in Schlagworte umgewandelt. Es kann sein, dass das bei dir ein wenig Arbeit auslöst, bis alles wieder sauber ist. Bitte hilf uns mit diesem Schritt dabei, die Zukunft logischer und einfacher zu machen.

Wie bilde ich mehr Dimensionen/Eigenschaften ab als die vorhandenen?
Wir designen und begleiten seit vielen Jahren Produktivitätstools. Unsere Erfahrung zeigt, dass mehrere einfachere Projekte besser sind als ein großes und komplexes. Wenn du mehrere Ebenen/Dimensionen/Eigenschaften brauchst als die vorhandenen, schlagen wir die Anlage weiterer Projekte vor. Du kannst eigene Workbench-Projekte erstellen, die nur auf Workbench leben, um deinen Overhead gering zu halten.

Warum sind manche Karten doppelt in der Phasenansicht?
Wenn du eine Karte mit mehreren Schlagworten markierst, erscheint sie mehrfach im Board, weil beide Spalten „wahr“ sind. Das ist logisch richtig, aber ein wenig verwirrend. Darum haben wir ein Highlight hinzugefügt, wenn du mit der Maus über eine solche Karte hoverst. Alle Geschwisterkarten werden dann markiert, um dir die Orientierung zu erleichtern.

Kann ich die Phasen umbenennen?
Nein, das geht nicht. Vielleicht kommt das mal, aber aktuell möchten wir die Gefahr einer logischen Verwirrung so gering wie möglich halten.

Kann ich eigene Phasen erstellen?
Vorläufig nein. Es gibt Tools, die das erlauben. Unsere Erfahrung ist, dass die Standardphasen gerade in der Zusammenarbeit mit anderen Menschen und Teams ausreichend sind und für Klarheit über Projekte hinweg sorgen.

Ich brauche Schlagwortgruppen!
Wenn du mehrere Kriteriengruppen hast, die du mit den Schlagworten abdecken willst, verwende pro Schlagwortgruppe am besten eine Farbe. So behältst du den Überblick und unser Logikprozessor brennt nicht durch.

Danke für dein Feedback.

Wenn du Lob oder Tadel für uns hast, erstelle ein Ticket in Workbench. Wir freuen uns, von dir zu hören – in guten wie in schlechten Phasen.

Oliver & das Workbench-Team