Nutzungsbedingungen

Vertragspartnerin ist die Ruhm GmbH, eingetragen im Firmenbuch unter FN 641130 pw, UID ATU81343529, mit Sitz in Pocksberg 8, 6842 Koblach, Österreich („Ruhm GmbH", „wir"). Diese Bedingungen gelten zwischen der Ruhm GmbH und der Person oder dem Unternehmen, das einen Workspace bei Bench registriert oder als Teammitglied nutzt („Nutzer:in", „du").

Bench richtet sich an Unternehmer:innen im Sinne von § 1 KSchG. Ein Vertrag mit Verbraucher:innen kommt nicht zustande; entgegenstehende Geschäftsbedingungen von Nutzer:innen werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, die Ruhm GmbH stimmt ihnen ausdrücklich schriftlich zu.

Bench ist eine webbasierte Plattform für Projekt- und Aufgabenmanagement, Team-Kommunikation, Dokumente, Ticketing, optionale Zeiterfassung und angebundene KI-Funktionen. Die konkreten Funktionen werden laufend weiterentwickelt und sind auf bench.ag beschrieben.

Bench wird als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet bereitgestellt. Eine Installation auf eigenen Systemen der Nutzer:innen ist nicht Vertragsgegenstand.

Bench befindet sich ab 25. Juli 2026 in der Public Beta. In dieser Phase kann Bench 60 Tage lang kostenlos genutzt werden. Der Testzeitraum beginnt mit der Aktivierung des Workspaces.

Als Beta-Software kann Bench Fehler, unvollständige Funktionen oder Performance-Einschränkungen enthalten. Funktionen können hinzugefügt, geändert oder wieder entfernt werden. Die Ruhm GmbH übernimmt keine Zusicherung, dass eine bestimmte Funktion dauerhaft oder in einer bestimmten Form verfügbar bleibt.

Nach Ablauf der 60 Tage entscheidest du, ob du Bench kostenpflichtig weiter nutzen möchtest. Ohne aktive Entscheidung für eine kostenpflichtige Nutzung wird der Zugriff auf den Workspace eingeschränkt; die Daten werden gemäß Ziffer 12 aufbewahrt und können exportiert werden.

Für die Nutzung ist ein persönliches Konto erforderlich. Bei der Registrierung sind wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen. Ein Konto ist personenbezogen und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Du bist für alle Aktivitäten verantwortlich, die über dein Konto erfolgen, und informierst die Ruhm GmbH unverzüglich über einen Verdacht auf missbräuchliche Nutzung.

Pro E-Mail-Adresse kann derzeit genau ein Workbench-Account geführt werden. Einladungen in weitere Workspaces sind nur mit einer separaten E-Mail-Adresse möglich.

Nutzer:innen legen einen oder mehrere Workspaces an und laden weitere Personen als Mitglieder oder externe Beteiligte ein. Die Person, die den Workspace registriert oder als Owner benannt ist, ist gegenüber der Ruhm GmbH für den Workspace, die dort abgelegten Inhalte sowie das Verhalten aller eingeladenen Personen verantwortlich.

Der/die Workspace-Owner sorgt insbesondere dafür, dass Einladungen nur an dazu befugte Personen versendet werden und dass mit betroffenen Personen die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen bestehen.

Bench ist auf die Nutzung mit einem gültigen MOCO-Account ausgelegt. Für die Public Beta ist eine bestehende MOCO-Instanz Voraussetzung. Nutzung, Verfügbarkeit und Kosten von MOCO richten sich ausschließlich nach dem Vertrag zwischen dir und der MOCO App GmbH; die Ruhm GmbH ist daran nicht beteiligt.

Optional können weitere externe Dienste angebunden werden (z. B. Google Calendar, Microsoft Calendar). Die dafür erforderlichen Zugangsdaten stellst du selbst bereit und bleibst gegenüber diesen Anbietern zu deren Nutzungsbedingungen verpflichtet.

Bench darf nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser Bedingungen genutzt werden. Untersagt sind insbesondere:

• Das Einstellen rechtswidriger, beleidigender, gewaltverherr­lichender, diskriminierender oder pornografischer Inhalte.
• Das Umgehen von Zugriffsbeschränkungen, das automatisierte Auslesen von Inhalten (Scraping) oder das Reverse-Engineering der Plattform.
• Der Versand von unerwünschter Werbung, Massen-Mails oder Phishing-Nachrichten über Bench.
• Das Hochladen von Schadsoftware, das Stören des Betriebs oder der Versuch, die Sicherheit der Plattform zu beeinträchtigen.
• Die Nutzung von Bench für Zwecke, die den berechtigten Interessen anderer Nutzer:innen zuwiderlaufen.

Bei erheblichen oder wiederholten Verstößen kann die Ruhm GmbH Inhalte entfernen, Zugänge einschränken oder Konten sperren.

Alle Inhalte, die du in Bench einstellst, verbleiben in deinem Eigentum bzw. dem Eigentum deines Workspaces. Die Ruhm GmbH erhält lediglich das für den Betrieb der Plattform notwendige, nicht-ausschließliche Recht, diese Inhalte zu speichern, zu verarbeiten und den berechtigten Personen innerhalb des Workspaces anzuzeigen.

Du versicherst, dass du berechtigt bist, die eingestellten Inhalte in Bench zu verarbeiten, und dass keine Rechte Dritter entgegenstehen.

Du kannst deine Daten jederzeit in offenen Formaten (z. B. HTML, JSON, SQL, Original-Anhänge) über die Backup-Funktion exportieren.

Die Ruhm GmbH bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit von Bench, sichert jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungsarbeiten, Störungen bei Subprozessoren und höhere Gewalt können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

Bench wird laufend weiterentwickelt. Funktionen können hinzugefügt, verändert oder entfernt werden, sofern der wesentliche Nutzen der Plattform dadurch nicht dauerhaft entfällt.

Während der 60-tägigen Public Beta ist die Nutzung von Bench kostenlos. Für die anschließende kostenpflichtige Nutzung gelten die Preise und Konditionen, die zum Zeitpunkt der Entscheidung für eine kostenpflichtige Nutzung auf bench.ag bzw. in der App transparent ausgewiesen werden.

Sämtliche Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gesetzlich gültigen Umsatzsteuer.

Kostenpflichtige Bench-Abos werden pro aktivierter kostenpflichtiger Nutzer:in („Seat") abgerechnet. Als aktiviert gilt eine reguläre Workspace-Nutzer:in (Bench- oder MOCO-Nutzer:in) ab dem ersten erfolgreichen Login. Kostenlose externe Nutzer:innen im Rahmen des jeweiligen Plan-Kontingents zählen nicht als Seat.

Mit Abschluss des kostenpflichtigen Abos stimmst du ausdrücklich zu, dass sich der monatliche bzw. jährliche Rechnungsbetrag automatisch erhöht, sobald zusätzliche Nutzer:innen in deinem Workspace aktiviert werden – und sich entsprechend reduziert, wenn Nutzer:innen entfernt werden. Änderungen der Seat-Anzahl werden dabei unmittelbar an den Zahlungsdienstleister (Stripe) übermittelt.

Für Änderungen innerhalb eines laufenden Abrechnungs­zeitraums gilt eine anteilige Verrechnung (Proration):

• Wird ein zusätzlicher Seat aktiviert, wird der neue Seat nur für die verbleibenden Tage des aktuellen Zyklus anteilig berechnet.
• Wird ein Seat entfernt, entsteht analog eine anteilige Gutschrift für die Rest-Tage.
• Proration-Beträge werden – je nach Konfiguration des Plans – entweder mit der nächsten regulären Rechnung zusammengeführt oder sofort als separate Rechnung ausgestellt und über die hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen.

Rechnungen werden durch den Zahlungsdienstleister Stripe im Namen der Ruhm GmbH erstellt und versendet. Die jeweils aktuelle Seat-Anzahl sowie die resultierenden Kosten sind jederzeit im Adminbereich unter „Abrechnung" einsehbar.

Workspace-Owner:innen sind dafür verantwortlich, die Nutzer:innen-Liste aktuell zu halten und nicht mehr benötigte Zugänge zu deaktivieren. Eine rückwirkende Gutschrift für nicht deaktivierte Seats ist ausgeschlossen.

Der Beta-Testzeitraum endet automatisch 60 Tage nach Aktivierung des Workspaces. Eine gesonderte Kündigung ist in diesem Zeitraum nicht erforderlich.

Wird nach der Beta kein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen oder wird der Vertrag später gekündigt, sperrt die Ruhm GmbH den aktiven Zugang. Die im Workspace enthaltenen Daten werden für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt (in der Regel 30 Tage), damit ein Export möglich ist, und danach gelöscht.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (insbesondere bei erheblichen Verstößen gegen diese Bedingungen) bleibt beiderseits unberührt.

Die Ruhm GmbH haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet die Ruhm GmbH nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, und zwar der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden.

Für die Public Beta gilt zusätzlich: Da Bench in dieser Phase kostenlos zur Verfügung gestellt wird, ist die Haftung der Ruhm GmbH über die vorstehenden Fälle hinaus auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Die Ruhm GmbH haftet nicht für Inhalte, die Nutzer:innen selbst einstellen, und nicht für die Verfügbarkeit oder das Funktionieren externer Dienste (insbesondere MOCO, Kalenderdienste).

Nutzer:innen sind für regelmäßige eigene Sicherungen ihrer Daten verantwortlich (siehe Backup-Funktion in Bench).

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten findest du in der Datenschutzerklärung und in der Übersicht zur Datensicherheit bei Bench. Verarbeitet die Ruhm GmbH personenbezogene Daten im Auftrag eines Workspaces, wird auf Wunsch ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Die Ruhm GmbH kann diese Nutzungsbedingungen anpassen, wenn dies aus rechtlichen, regulatorischen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist. Änderungen werden per E-Mail oder in der App mit angemessener Vorlaufzeit (in der Regel mindestens 30 Tage) angekündigt. Widersprichst du nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen; auf dieses Recht wird in der Ankündigung ausdrücklich hingewiesen.

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss seiner Verweisungsnormen. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen ist – soweit gesetzlich zulässig – das sachlich zuständige Gericht in Feldkirch, Österreich.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Fragen zu diesen Bedingungen richtest du bitte an hey@bench.ag.